|
|
|
|
|
Training Calendar
|
|
|
|
|
Register E-Newsletter
|
|
|
|
|
|
|
|
HR Articles >> Leadership |
|
|
บทความเรื่อง :
ใช้เลขาฯให้สมค่า |
|
โดย :
สุจินต์ จันทร์นวล |
วันที่ :30 กันยายน 2550 |
| คือการจะฝึกเลขาฯให้สามารถช่วยงานเราได้มาก จนเหมือนกับมีทั้งเลขาฯและมีผู้ช่วยพิเศษขึ้นมาอีกคนนั้น มันต้องเริ่มที่อันดับแรกคือ การทำตัวให้เลขาฯยอมรับเสียก่อน เขาจะได้เข้าใจอะไรๆ ได้ถูกต้องเกี่ยวกับเรา คงไม่ต้องบอกหรอกนะว่าการที่จะทำให้ลูกน้องยอมรับนับถือในตัวเรานั้นทำยังไง ให้ลองแค่ถามตัวเราเองว่า ถ้าเราจะยอมรับนับถือในตัวใครสักคน เขาคนนั้นต้องเป็นอย่างไร และทำอย่างไรกับเราเท่านั้นแหละ ก็จะรู้เอง
เมื่อคิดว่าเขายอมรับนับถือในตัวเราแล้ว ทีนี้ก็ต้องพยายามรู้เรื่องเกี่ยวกับเขามากที่สุด มากถึงขนาดรู้ถึงเรื่องส่วนตัว เรื่องนิสัยใจคอทุกแง่ทุกมุม รู้เรื่องครอบครัว เรื่องฟงเรื่องแฟน เรื่องเพื่อน คือทุกเรื่องเท่าที่จะเป็นไปได้ เพื่อที่จะอ่านและประเมินกันแบบทะลุปรุโปร่ง เพราะอย่าลืมว่าเลขาฯน่ะ เสริมภาพลักษณ์นายก็ได้ ทำลายภาพลักษณ์นายก็ได้ ดังนั้นมันต้องแน่ใจในเรื่องนิสัยใจคอเขาให้ดี"
"โห จะไปรู้ขนาดนั้นได้ยังไง ใครเขาจะเล่าให้ฟัง เขาจะไม่คิดว่ามันละลาบละล้วงไปหรือครับ ?"
"ของแบบนี้มันต้องเกิดจากความใกล้ชิดสนิทสนมกันมากเป็นพิเศษ เราเปิดตัวให้เขารู้เรื่องเรา เดี๋ยวเขาก็กล้าเปิดตัวเข้าหาเราเอง นี่ไม่ได้หมายความว่านอกเวลางานนะ ใช้เวลางานนั่นแหละ มีจังหวะมีโอกาสเมื่อไรก็คุยกับเขามากๆ หน่อย อย่างแบบว่าวันไหนเห็นสีหน้าเขาไม่ดี ก็ลองไถ่ถามดู เป็นอะไรไม่สบายใจเรื่องอะไร ชวนเขาคุยช่วยเขาแก้ปัญหา ก็ว่าไป ทีละเล็กทีละน้อยไปเรื่อยๆ เราก็จะรู้เรื่องมากขึ้นๆ
คือทำให้เขารู้สึกเหมือนเราเป็นพี่ชาย เป็นญาติสนิทให้ได้นั่นแหละ เราก็จะอ่านเขาได้ทะลุปรุโปร่งในที่สุด มันก็ต้องมีละนะ ไอ้การแสดง น้ำจิตน้ำใจหยิบยื่นความช่วยเหลือให้เมื่อยามที่เขาต้องการที่พึ่งหรือประสบปัญหาอะไร ช่วยเขาได้ก็ต้องช่วย มันก็ไม่ได้แปลว่าต้องเป็นเรื่องเงินเรื่องทองอะไร ถ้าจะมีบ้างก็ต้องอยู่ในความเหมาะสม แต่มันเป็นเรื่องของการแสดงออกทางด้านอื่นมากกว่า
ข้อสำคัญนะ มันต้องให้ความสนิทสนมนั้นออกมาในลักษณะรูปแบบของนายกับลูกน้อง แบ่งแยกความรู้สึกตัวเองให้ดี อย่าไขว้เขวสับสน เดี๋ยวมันจะล้ำเส้นไปเป็นความรู้สึกอย่างอื่นขึ้นมา ไม่งั้นยูจะเสีย"
"แล้วลูกน้องคนอื่นๆ เขาจะคิดและรู้มั้ยว่าเรากำลังจะทำอะไร เรามีจุดประสงค์อะไรที่ทำตัวสนิทสนมกับเลขาฯขนาดนั้น เขาไม่นินทากันหึ่ง เหรอว่าสงสัยนายจะยังไงๆ กับเลขาฯซะแล้ว"
"เรื่องนี้มันห้ามคิดห้ามนินทากันไม่ได้หรอก ไม่ว่านายจะสนิทสนมหรือทำตัวห่างกับเลขาฯยังไง นิทานเรื่องเล่าเลขาฯกับนายเนี่ย มันก็มักจะเป็นไปในแนวลบอยู่แล้ว มันอยู่ที่เราต่างหากเจตนารมณ์ของเราคืออะไร จุดมุ่งหมายคืออะไร เมื่อมันไม่มีอะไรเคลือบแฝง ก็ไม่เห็นจะต้องไปแคร์กับเสียงซุบซิบ เวลาและความจริงมันจะพิสูจน์เอง
เอ้อ แต่เรื่องเสียงซุบซิบนินทาอะไรเนี่ย ควรจะคุยกับเลขาฯด้วยนะว่าเขาแคร์มากน้อยแค่ไหน คือถ้าเขาเซนซิทีฟกับการตกเป็นขี้ปากคนอื่นละก็ เราก็ต้องถอยห่างออกมา แต่ร้อยทั้งร้อยเขาจะไม่แคร์หรอก เพราะมั่นใจและเข้าใจในเจตนารมณ์ของเราในการจะส่งเสริมเปิดโอกาสให้เขาได้แสดงความสามารถจริงๆ ไม่มีอะไรเคลือบแฝง"
"ไม่รู้ว่าจะทำอย่างที่พี่ว่าได้หรือเปล่า คิดว่ามันยากนะ และต้องใช้เวลาและความพยายามกันเยอะมาก ผมกลัวว่าคนอื่นๆ เขาจะไม่รับน่ะซี ไอ้การให้เลขาฯมีบทบาทมากกว่าเลขาฯ ตามสไตล์ที่พี่ว่า"
"ยูเคยสร้างลูกน้อง ปั้นลูกน้องขึ้นมาบ้างไหมล่ะ ?"
"ก็มีแบบว่า โปรโมตเลื่อนขั้นอะไรแบบนี้ มีครับ"
"เฮ่ย นั่นมันคนละเรื่องคนละประเด็น การโปรโมตลูกน้องกับการสร้างลูกน้อง มันไม่เหมือนกันนะ โปรโมตนั่นเพราะเห็นว่าลูกน้องมีความสามารถ มีผลงานและมีความเหมาะสมที่จะก้าวหน้าขึ้น เขาเป็นเขาเอง เขามีความสามารถในตัวเอง
แต่การสร้าง การปั้น การฝึกเขาขึ้นมา มันหมายความว่าเอาเขามาหล่อหลอม เอามาเจียระไน เราต้องทำตัวเป็นครู เป็นพี่เลี้ยง เป็นโคช ทั้งฝึกทั้งสอน ต้องใช้เทคนิคและจิตวิทยา ใช้ความอดทน ใช้เวลาและมุ่งมั่น เพื่อให้เขามีคุณสมบัติอย่างที่เราตั้งใจไว้ให้ได้ ไม่ว่าก่อนนั้นเขาจะแสนธรรมดาอย่างไร เพียงแค่เรามองเห็นแววอะไรในตัวเขาบางอย่าง ที่คนอื่นไม่เห็น หรือแม้แต่ตัวเขาเองก็ไม่รู้ด้วยซ้ำ
คือถ้าเคยทำมาก่อน การสร้างเลขาฯนี่ก็ไม่ต่างกันหรอก อาจทำง่ายกว่าด้วยซ้ำ เพราะทำงานใกล้ชิดกว่าลูกน้องคนอื่น มีโอกาสพูดคุยกันได้มากกว่า"
"แค่จะหาทางใช้งานเขา ก็ไม่รู้จะเอาอะไรให้ทำแล้ว เขาจะได้ไม่อยู่ว่างมากเกินไป" หนุ่มผู้บริหารป้ายแดงรำพึงรำพันออกมาดังๆ เหมือนกับจะบอกว่า ไอ้แนวคิดเรื่องราวการสร้างการฝึกเลขาฯให้มีความสามารถถึงขนาดเป็นผู้ช่วยพิเศษ เพื่อปูทางไปสู่ระดับบริหารได้ในอนาคตได้นั้น มันเกินกำลังความสามารถของเขาแน่
"เอาเหอะ เข้าใจว่ะ ยูเองก็เพิ่งจะเริ่มมีเลขาฯเป็นครั้งแรกในชีวิตการทำงาน มันก็ยังงงๆ อยู่ เคยทำอะไรด้วยตัวเองมาหมด ก็ยังเคยชิน สลัดมันไม่ออก ก็เลยไม่รู้จะให้เลขาฯช่วยแบ่งเบาอะไรไปได้บ้าง ให้ลองคิดใหม่หยั่งงี้นะ
คือให้คิดว่ามีผู้ช่วยส่วนตัวแล้วละ มีคนจะมาช่วยแบ่งเบางานจุกจิก ที่เราไม่ควรเสียเวลาทำมันด้วยตัวเอง อย่างเรื่องเอกสารการจัดเก็บ ความเป็นระเบียบเรียบร้อย ของโต๊ะทำงาน ของห้องทำงาน เป็นสมุดออร์แกไนเซอร์ที่มีชีวิต ที่ทั้งบันทึกทั้งเตือนล่วงหน้า ทั้งเรื่องงานและอาจมีเรื่องส่วนตัวบ้าง
เรื่องที่ใช้ประโยชน์ได้มากที่สุดคือ การคอยติดตามงานให้ เพราะวันๆ มีเรื่องเข้ามาให้คิดให้ตัดสินใจให้สั่งตั้งบานเบอะ ไม่มีทางจะจำได้หมดหรอกว่าสั่งอะไรใครไปว่าอย่างไร ให้ใครรายงานอะไรกลับมาบ้าง บอกเล่าให้เลขาฯฟัง เพื่อบันทึกไว้และติดตามแทน เรื่องจะได้ไม่หลุด บางเรื่องถ้าเป็นไปได้ก็ให้เข้ามาร่วมฟังเลย จะได้ไม่ต้องเอามาบอกเล่าอีก ถ้าทำจนติดเป็นนิสัยเพราะเห็นว่ามันได้ผล ก็ให้ติดตามไปข้างนอกด้วย เวลาไปประชุมกับใครที่ไหน มีคนคอยบันทึก ติดตาม และใช้ให้ประสานงาน มันจะมีประสิทธิภาพมากในสายตาคนอื่น
และยังสามารถใช้เขาเป็นตัวแทนในบางเรื่องบางราว อย่างเช่นให้เอากระเช้าดอกไม้ไปแสดงความยินดีกับลูกค้า ไปเยี่ยมลูกน้องที่ป่วย หรือคลอดลูก หรือตัวแทนไปงานศพ ญาติลูกน้อง หรืองานแต่งงานอะไรแบบนี้ เป็นต้น คือบางที่ถ้าเราไปงานใคร ก็ต้องไปทั้งหมด ม่ายงั้นเดี๋ยวเกิดการน้อยใจนายมีใจให้ลูกน้องไม่เท่ากัน ใช้เลขาฯไปแทน สวยที่สุด
แค่ใช้เขาได้อย่างที่บอกเนี่ย เขาก็เต็มมือแล้วละ มันอยู่ที่เรามากกว่า ว่าใช้เลขาฯเป็นหรือเปล่า เอาเป็นว่าหัดคิดและหัดใช้เขาให้เป็นก่อนแล้วกัน อย่าไปถึงขั้นปั้นหรือฝึกขึ้นมาอย่างที่ว่าเลย ไปทีละขั้นรันอินไปก่อน ยูยังติดป้ายแดงอยู่นี่หว่า
ที่มา : http://www.one-stophr.com |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|